Bedrijfsvoering

Met organisatieontwikkeling werken we aan een organisatie die is toegerust om de huidige en toekomstige vraagstukken van Ede te realiseren: een toekomstbestendige organisatie. Aangevuld met de ambities van Ede en de invulling aan haar regionale centrumrol vraagt deze schaalsprong een verandering in het denken en handelen van de Edese ambtenaren en manier waarop zij samenwerken: in processen, samenwerking, organiseren en sturing. Met het programma Ede in Beweging geeft de directie richting aan deze verandering, creëert zij bewustwording en werkt interventies uit om de benodigde verandering in houding en gedrag te bewerkstelligen. Het project Realisatiekracht is gericht op het versterken van de formatie zodat deze past bij de opdracht vanuit het bestuur en het aanpassen van (afdelingsoverstijgende) werkprocessen en organisatie-inrichting aan de omvang en vraagstukken van de huidige organisatie.

Ede in Beweging
In 2023 is aan de volgende resultaten gewerkt.

Richting en sturing

• Sturingsmodel vastgesteld en operationalisering in de organisatieonderdelen (loopt door in 2024).
• Prioritaire opgaven, programma’s, projecten en lijnsturing bepaald.
• Uitwerking van kaders voor horizontale sturing, opgaven, programma’s en strategische projecten.
• Opgavegericht werken versterkt door onder andere vaststellen en inrichten van opgavesturing voor de vier grote opgaven.
• Prioriteren: kader en uitvoeringsprogramma (ten behoeve van versterken) strategisch vermogen vastgesteld.

Medewerkers- en leiderschapsontwikkeling (houding en gedrag)
Strategische Personeelsplanning (SPP) is de basis voor medewerkersontwikkeling. SPP geeft inzicht in welke acties nodig zijn om medewerkers 'job fit' en toekomstbestendig te houden of zodanig te ontwikkelen. Vanuit concrete opgaven (Omgevingswet, Transformatie Sociaal Domein, Wijkgericht Werken, Dienstverlening, Visie op Bedrijfsvoering) maken we de vertaling van werk naar medewerkersontwikkeling. Op basis daarvan maakt de medewerker met zijn of haar leidinggevende een ontwikkelplan. Het leer- en ontwikkelcentrum Groei zorgt voor een adequaat leer- en ontwikkelaanbod om hun ontwikkeling te ondersteunen. Hierbij ligt de nadruk op leren in het dagelijks werk: leren door (te durven) doen. Op organisatieniveau dragen de volgende activiteiten hieraan bij.

• Inspiratiedag op 12 oktober 2023. Zo’n 750 collega’s hebben deelgenomen aan deze dag en uit hun respons blijkt dat de doelen van deze dag behaald zijn: het versterken van de verbinding met collega’s uit andere organisatieonderdelen, meer inzicht in en begrip voor vraagstukken van andere vakgebieden en trots op de gemeente Ede en de collega’s.

• Concept ontwikkeld en geïmplementeerd om de veranderdoelen op organisatieniveau tastbaar en concreet te maken voor medewerkers. Met steeds nieuwe 'polaroid-stories' wordt met een resultaat uit de praktijk, de meerwaarde voor de Edese samenleving getoond van 'werken vanuit de bedoeling', eigenaarschap tonen en afdelingsoverstijgend samenwerken. Dit 'storytelling' is een bewezen methodiek om mensen aan te zetten tot ontwikkelen/veranderen.
• Met zes organisatiebrede bijeenkomsten en opvolging in 32 afdelingsbijeenkomsten is de benodigde ontwikkeling verder geconcretiseerd.
• Nieuwe fase leiderschapsontwikkeling gestart. Doelen: 1) het kunnen toepassen van de verschillende rollen van managers in het nieuwe sturingsmodel. 2) Managers nemen medewerkers mee in veranderingen ingegeven door de organisatieontwikkeling en de snel veranderende context.
• Training ontwikkeld voor het professionaliseren van Opdrachtgever- en Opdrachtnemerschap en gestart in het Sociaal Domein.

Realisatiekracht
Ook met de beschikbaar gestelde middelen voor Realisatiekracht wordt in de ontwikkeling van de organisatie geïnvesteerd. In 2023 was hiervoor € 2,5 miljoen beschikbaar. Dit bedrag loopt tot en met 2026 op naar structureel € 5 miljoen. Deze middelen zijn bedoeld om ‘de basis op orde’ te brengen en ervoor te zorgen dat de organisatie toekomstbestendig wordt. Als basis voor de inzet van deze middelen geldt 2022 als peiljaar, dus dit is exclusief capaciteit voor nieuwe ambities of intensiveringen als gevolg van het bestuursakkoord (= taakverandering/intensivering) of nieuwe wettelijke taken. Afweging op deze onderdelen vindt zoals gebruikelijk plaats bij de perspectiefnota en programmabegroting.

In 2022, het eerste jaar dat extra middelen beschikbaar zijn gesteld, lag de nadruk op het oplossen van de meest urgente knelpunten. De inzet in 2023 is verschoven naar een meer bredere ontwikkeling om te hoge druk op de organisatie tegen te gaan. In deze fase zijn naast meer uitvoeringscapaciteit, kaders voor organisatie-inrichting vastgesteld en gerichte ontwikkelopdrachten uitgevoerd om de organisatie en processen slimmer (in) te richten en aan te passen aan de omvang en vraagstukken van het huidige en toekomstige Ede. De belangrijkste ontwikkelingen zijn:

• Versterken van de strategische denk- en sturingskracht om de uitvoering beter te richten en werkaanbod en draagkracht in balans te houden.
• Optimaliseren van (afdelingsoverstijgende) werkprocessen, gericht op zowel efficiency als kwaliteitsverbetering.
• Contractmanagement: beter 'in control' zijn op de diensten die partners namens de gemeente verrichten.
• Functiehuis zo inrichten dat dit de wendbaarheid van de organisatie/medewerkers ondersteund (geen nieuw functiehuis, wel ingeslopen onhandigheden eruit halen).

Dit heeft in 2023 geleid tot een betere sturing en prioritering vanuit concernkaders, om zo de ontwikkeling en uitvoering beter te richten. Aanvullend worden vanuit de domeinen, ketens en afdelingen ontwikkelplannen gemaakt, waarmee de richting en invulling van de ontwikkeling gestuurd en gemonitord worden De te maken ontwikkeling en het tempo verschilt per onderdeel van de organisatie. Waar nodig zijn/worden middelen vanuit Realisatiekracht ingezet om de benodigde capaciteit te bieden om deze plannen te kunnen uitwerken en ten uitvoer te brengen. De voortgang wordt gemonitord en periodiek vindt een integrale afweging plaats van inzet van middelen. Deze fase loopt door in 2024.
In onderstaande tabel de beschikbaar gestelde functies vanuit Realisatiekracht.