Bedrijfsvoering

Formatie
In de Programmabegroting 2023-2026 is een formatie van 902,3 fte in 2023 voorzien. Op peildatum 1 januari 2023 bedroeg de bezetting 858 fte. Ultimo 31 december 2023 bedroeg de formatie 955 fte en de bezetting 934 fte. De toename van formatie is budgettair gedekt door college- en raadsbesluiten. Een deel van de stijging vond plaats in het kader van realisatiekracht.

Inhuur
Ede streeft ernaar om de inhuur als aandeel in de personele kosten laag te houden en daar waar kan te laten afnemen. Inzet van inhuur wordt uitsluitend daar waar nodig ingezet. Inhuur kan nodig zijn in geval van ’piek en ziek’ of voor de inzet van specialistisch werk dat niet duurzaam intern benodigd is. Een verhoogd ziekteverzuim heeft in de afgelopen jaren gezorgd voor extra inhuur op afdelingen. Daarnaast speelt de krapte op de arbeidsmarkt een belangrijke rol; sommige vacatures zijn moeilijk te vervullen en de werkzaamheden kunnen dan alleen worden uitgevoerd middels externe inhuur.
Voor 2024 wordt er gestreefd naar een afname van inhuur; de inhuur wordt dan ook blijvend gemonitord. Afdelingen zijn daarom in 2023 gestart met ontwikkelplannen om op basis hiervan inhuur gefaseerd terug te dringen. Daarnaast is na de zomer 2023 gericht erop ingezet om bij langdurige inhuur alsnog een vacature open te stellen of waar mogelijk inhuur te wijzigen in een vast dienstverband.

Het bedrag aan inhuur in 2023 bedraagt € 20,04 miljoen. Als percentage van de totale begrote loonsom (€ 85,72 miljoen) is dit 23%. Indicator van Depla (inhuur als % van de begrote totale loonsom + inhuur) is 19%.
Bij de indicator op programma 8 hanteren we data vanuit Vensters voor Bedrijfsvoering (inhuur als % van de werkelijke loonsom + inhuur). Deze is 20 %

Van de totale inhuur wordt een groot deel (54%) veroorzaakt door de capaciteitsvraag in projecten, programma's en producten. Dit is een toename ten opzichte van voorgaande jaren, veroorzaakt door de opgaves die op ons afgekomen zijn.

Ontwikkelingen inhuur in cijfers

Inhuur wordt gedekt uit managementruimte of uit projecten/producten.

Ontwikkelingen inhuur in cijfers
De inhuur bedroeg in 2019 € 12,5 miljoen. In 2020 daalde dit nog licht en bedroeg de inhuur € 11,3 miljoen. De lagere inhuur in deze jaren is mede toe te schrijven aan de Coronacrisis in die jaren. De dalende ontwikkeling van de inhuur heeft zich vanaf 2022 niet verder doorgezet, de inhuur steeg toen naar € 15,5 miljoen. De stijging in 2023 is mede toe te schrijven aan inflatie, de groei van de organisatie en de verschillende opgaves waar de gemeente voor staat.

Instroom
Dankzij onze arbeidsmarkstrategie en de inzet van meer recruiters zien we dat Ede er in slaagt om de vele vacatures te vervullen, ondanks dat 15% van de vacatures moeilijk vervulbaar zijn. In 2023 heeft de gemeente Ede met 133 nieuwe medewerkers de match weten te maken.

Doorstroom
Ede vindt de interne mobiliteit van medewerkers belangrijk. Door de vacatures intern meer onder de aandacht te brengen en de succesverhalen te delen, stimuleren wij de doorstroom. Ook beijvert Ede zich medewerkers die hun eigen werkzaamheden niet meer kunnen uitvoeren intern te herplaatsen.
Door het in kaart brengen van de medewerkers met behulp van SPP beogen we meer in kaart te krijgen en meer op doorstroom te sturen. Daarnaast wordt er door inzet van een adviseur mobiliteit meer gestuurd en gepromoot op doorstroom en het eerst intern uitzetten van klussen. In 2023 is 6,9% (72) van de medewerkers doorgestroomd; in 2022 was dit percentage nog 5,8%. In 2022 is de gesprekscyclus ingevoerd. Naar aanleiding van de pulsemeting is besloten dat in de gesprekken nog een verdieping nodig is. Dit wordt met het verzuimtraject van Falke en Verbaan meegenomen.

Uitstroom
In 2023 zijn er 115 medewerkers uitgestroomd, waarvan 15% met (vervroegd) pensioen en 63,5% op eigen verzoek.

Ontwikkeling medewerkers
In 2023 is veel gebeurd op het gebied van ontwikkeling van medewerkers. Een nieuw introductieprogramma is uitgerold om medewerkers een warm welkom en zachte landing in de organisatie te bieden. Onderdeel van dit programma is het aanbod om een Insightsprofiel te krijgen en een knipkaart voor laagdrempelige toegang tot de coaches. Verschillende trainingen zijn afgelopen jaar aangeboden aan medewerkers, zoals de training Politiek Bestuurlijke Sensitiviteit en Besluitvoming in Ede. Voor leidinggevenden is gestart met een nieuw leiderschapsprogramma gericht op vraagstukken rondom rolneming en sturing. Hierin wordt nadrukkelijk de koppeling gelegd tussen het sturingsmodel en de organisatieontwikkeling. Bijzonder aan dit leiderschapsprogramma is dat het niet alleen op lijnmanagement gericht is maar ook op de horizontale stuurders. Het meerjaren sociaal convenant tussen bonden en organisatie ondersteunt de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers. Vanuit dit convenant zijn onder andere beurzen verstrekt aan medewerkers voor opleidingen die ten goede komen aan hun duurzame inzetbaarheid.

Tabel 2 - Verzuim

In 2023 is met medewerkers, afdelingsmanagement en directie stevig ingezet op inzetbaarheid en verzuim. De directie heeft in samenspraak met de ondernemingsraad een nieuwe visie op inzetbaarheid en verzuim omarmd. Alle medewerkers en managers zijn getraind door het bureau Falke & Verbaan. De eerste resultaten worden inmiddels zichtbaar in de verzuimcijfers. Deze zijn stevig gedaald ten opzichte van de voorgaande jaren. En de daling zet door.

Inclusieve organisatie
Het college van burgemeester en wethouders en de organisatie Ede hebben uitgesproken een inclusieve organisatie te willen zijn omdat daarmee onze besluitvorming beter en completer wordt en wij een afspiegeling zijn van de samenleving. Ede wil blijven voldoen aan het aantal banen dat zij moet realiseren in het kader van de banenafspraak. In dat kader is de komende jaren budget om drie medewerkers per jaar vanuit de banenafspraak een arbeidscontract voor drie jaar aan te bieden. Afgelopen jaar zijn weer drie medewerkers in dienst gekomen met een afstand tot de arbeidsmarkt waarvan één niet onder de banenafspraak valt maar wel onder beschut werken. Daarnaast heeft een vijftal mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt werkervaring opgedaan binnen Ede.
We zien dat er meer medewerkers uit de banenafspraak in 2023 zijn uitgestroomd dan ingestroomd en dat gelijktijdig Ede is gegroeid in fte. Hierdoor voldoen we sinds kort net niet meer aan de banenafspraak (2023 37,4 (38), in 2024 moeten dit er 42 worden). In 2024 zal er een evaluatie komen met daarbij aanbevelingen voor de komende jaren.
Daarnaast zetten wij de invulling van ons inclusief werkgeverschap voort, zoals in het plan van aanpak is vastgesteld. Wij gebruiken de ervaringen die we opdoen, delen kennis en wisselen deze ervaringen ook uit met andere netwerken/organisaties zodat we steeds inclusiever worden.