Bedrijfsvoering

Vanaf het boekjaar 2023 dient het college verantwoording af te leggen in de jaarrekening dat de financiële beheerhandelingen conform wet- en regelgeving zijn gedaan. Oftewel dat deze rechtmatig zijn geweest. Zij doet dat in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording, middels een wettelijk voorgeschreven model. In deze verantwoording geeft het college aan of er rechtmatigheidsfouten zijn gemaakt, of er rechtsmatigheidsonduidelijkheden zijn en de totaalbedragen hiervan.

Verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders
Het college van burgemeester en wethouders geeft aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023. De hieruit voortvloeiende te toetsen voorwaarden zijn opgenomen in het "Normen en toetsingskader 2023" vastgesteld door de auditcommissie (via mandaat van de gemeenteraad).

In de “Financiële beheersverordening 2023 gemeente Ede” zijn twee belangrijke grenzen opgenomen die gebruikt worden voor de rapportering van onrechtmatigheden.

1. Rapportagegrens: Dit is de grens waarboven onrechtmatigheden moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze afweging wordt gedaan per onrechtmatigheid. De rapportagegrens is vastgesteld op € 250.000.
2. Verantwoordingsgrens: Dit is de grens voor de conclusie in de rechtmatigheidsverantwoording. Als het totaal aan onrechtmatigheden deze grens overschrijdt, moeten alle geconstateerde onrechtmatigheden worden opgenomen in deze verantwoording, ongeacht hun omvang. Deze grens is vastgesteld op 1% van de totale lasten (inclusief reservemutaties). Voor boekjaar 2023 heeft deze verantwoordingsgrens een omvang van € 4.800.000.

Rechtmatigheid en oordeel accountant
De accountant gaf in de oude situatie een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. In de nieuwe situatie geeft de accountant geen direct oordeel meer over de rechtmatigheid. De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening inclusief de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording. De accountant stelt voor dit oordeel o.a. vast dat:

• de juiste interne controles zijn uitgevoerd;
• de juiste conclusie zijn getrokken bij deze werkzaamheden;
• de conclusies uit deze werkzaamheden juist in de verantwoording zijn opgenomen.

De accountant geeft nog wel een oordeel over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties die betrekking hebben op specifieke uitkeringen (SPUK). Over deze specifieke uitkeringen legt de gemeente verantwoording af in de Sisa-bijlage bij de jaarrekening. Rechtmatigheidsfouten ten aanzien van specifieke uitkeringen worden zowel in het oordeel van de accountant als in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen.

Conclusie Rechtmatigheid 2023
In de rechtmatigheidsverantwoording (hoofdstuk 4.4) is de voorgeschreven bewoording van de conclusie rechtmatigheid opgenomen. Deze conclusie luidt: “Het college van burgemeester en wethouders is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen, binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens”.
De conclusie “niet rechtmatig” komt door de landelijke aanpassing en invulling van het begrip begrotingsrechtmatigheid. In tegenstelling tot voorgaande jaren zijn overschrijdingen van lasten en investeringskredieten vanaf 2023 altijd onrechtmatig. Dit omdat gesteld wordt dat overschrijdingen in strijd zijn met het begrotingsrecht van de gemeenteraad. Echter, zelfs als de overschrijdingen in lijn zijn met afspraken met de raad, is het verplicht om dit als onrechtmatigheid op te nemen. Op basis van de financiële beheersverordening kunnen deze overschrijdingen, in lijn met afspraken met de raad, wel als acceptabel onrechtmatig aangemerkt worden.

Zonder de wijziging van het begrip begrotingsrechtmatigheid zou de conclusie hebben geluid dat wij rechtmatig gehandeld hebben.

Overzicht geconstateerde fouten en onduidelijkheden
Europese Aanbestedingen
In het proces Europese aanbestedingen is voor € 4.045.000 aan fouten geconstateerd. Deze fouten bestaan voor € 1.790.500 aan bevindingen voorgaande jaren (1) en voor € 2.263.500 aan nieuwe bevindingen (2). Bevindingen voorgaande jaren betreft lasten uit opdrachten die in controle op voorgaande jaren als onrechtmatig zijn aangemerkt.

Onrechtmatigheden uit aanbestedingen lopen vaak meerdere jaren door, Doordat een nieuwe aanbestedingsprocedure lang kan duren en overeenkomsten niet altijd (juridisch) zomaar opgezegd kunnen worden.

Bevindingen voorgaande jaren (1)
De bevindingen voorgaande jaren bestaan uit 1 opdracht WMO-hulpmiddelen en 3 ICT opdrachten betreffende onrechtmatige verlengingen dan wel onterecht niet Europees aanbesteed.

Oorzaak
Door de complexiteit van de contracten en verwevenheid van ICT in de dienstverlening zijn de ICT-contracten onverhoopt onjuist aanbesteed.
Ten aanzien van het WMO-hulpmiddelen contract is per abuis een te korte contractperiode vermeld in de tenderdocumenten. In de accountantscontrole is destijds beoordeeld dat de kortere looptijd (inclusief verlengingen) in de tenderdocumenten prevaleert boven de langere looptijd (inclusief verlengingen) opgenomen in het contract. Hierdoor er sprake is geweest van een onrechtmatige verlenging van de opdracht.

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen
Ten aanzien van de bevindingen voorgaande jaren zijn reeds verbeterpunten ingezet. Enkele (delen) van deze opdrachten zijn opnieuw aanbesteed wat ook zichtbaar is in een dalend bedrag aan fouten. Verbetering is tevens onderdeel van het integrale ontwikkelplan dat op dit moment voor de afdeling wordt opgesteld. In dit ontwikkelplan wordt onder andere de rol van de contractmanager verder uitgewerkt.

Nieuwe bevindingen (2)
De nieuwe bevindingen betreft voornamelijk een overkoepelende opdracht van opvang ontheemden Oekraïne (lasten 2023 ad € 2.211.000) waarvoor geen volledige Europese aanbesteding is gevolgd.

Oorzaak
Eind 2022 heeft gemeente Ede de opvang van ontheemden in Oekraïne overgenomen van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA). In eerste instantie is er voor gekozen om de opdracht van de zittende leverancier(s) van het COA door te zetten. Vervolgens heeft er een 1 op 1 gunning plaatsgevonden aan een lokale partij die deze opdracht op korte termijn kon starten tegen lagere lasten en met meer oog voor maatwerk. Door onzekerheid in de looptijd, omvang en vorm van de opvang is er niet gelijktijdig een Europese aanbestedingsprocedure gestart. Bij het 1 op 1 gunnen aan de nieuwe partij is een beroep gedaan op dwingende spoed. De opdracht van de zittende leverancier had, weliswaar tegen veel hogere lasten en tegen niet door Ede opgestelde voorwaarden, door kunnen lopen. Hierdoor valt het 1 op 1 gunnen van de opdracht niet binnen de wettelijke kaders van dwingende spoed. Dit betekent dat deze lasten als onrechtmatig aangemerkt moeten worden.

Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen
De opvang van ontheemden in Oekraïne betreft een opdracht met een uniek karakter door de onzekerheid in looptijd en omvang en de korte periode voor aanvang van opdracht. In 2024 zal voor deze specifieke opdracht alsnog een volledige aanbestedingsprocedure worden gestart.

Begrotingsonrechtmatigheden
In de realisatie op baten en lasten (en investeringskredieten) zijn overschrijdingen van de lasten en investeringskredieten geconstateerd. Deze overschrijdingen worden met de aanpassingen van de kadernota rechtmatigheid (vanaf 2023) altijd aangemerkt als onrechtmatig. Deze overschrijdingen kunnen echter wel aangemerkt worden als acceptabel onrechtmatig. De overschrijdingen van de lasten en investeringskredieten zijn in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen als acceptabel als is voldaan aan onderstaande bepalingen uit de financiële beheersverordening:

1. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
2. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
3. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

De overschrijdingen van de lasten (en de toedracht hiervan) zijn toegelicht in het onderdeel 'Wat heeft het gekost?' van de programmaverantwoording (hoofdstuk 1) en in de analyse van de verschillen tussen actuele begroting en realisatie in de jaarrekening (hoofdstuk 4.2.2). Overschrijdingen van investeringskredieten zijn weergegeven in bijlage 7a restantkredieten. Er zijn geen niet acceptabele begrotingsonrechtmatigheden boven de rapporteringsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De acceptabele begrotingsonrechtmatigheden zijn in lijn met afspraken met de raad.